Olemme olleet luokan kanssa kaksi päivää mukana järjestämässä NAO-seminaaria. Jokaisella oli oma vastuualueensa ja kaikki hoiti hommansa hyvin!
Mikä on seminaari?
Seminaari on asiantuntijoiden kokous/koulutustilaisuus. Esitelmät, puheet ja luennot ovat seminaareissa yleensä kantavana voimana.
Minkä nimisen seminaarin toteuttamiseen osallistuitte?
NAO-seminaari, eli Nuorten aikuisten osaamisohjelma - työseminaari.
Missä seminaari tarkalleen ottaen järjestettiin?
Hattelmalantie 8, 13101 Hämeenlinna
A-rakennus, auditorio
Ketkä seminaariiin osallistuivat eli mikä oli kohderyhmä?
Kohderyhmä oli Nuorten aikuisten osaamisohjelmasta rahoitusta saaneiden oppilaitosten vastuuhenkilöt, työelämäjärjestöjen, ministeriöiden sekä muiden yhteistyökumppaneiden edustajat.
Miten hyvin kokouspaikka ja -ympäristö sopivat kokouksen teemaan, luonteeseen ja kokousasiakkaille?
Mielestäni kokousympäristö oli tosi hyvä! Seminaarissa pidettiin useita puheita ja esitelmiä, joten auditorio oli kokouspaikkana toimiva. Koko päivän kestävää seminaaria seurattiin istualtaan, joten pehmeät penkit oli varmasti kaikkien osallistujien mielestä hyvä juttu.
Miten asiakkaat huomioitiin vastaanotossa, millaisia opasteita paikalla oli ja miten asiakkaita informoitiin kokousjärjestelyistä?
Opasteet alkoivat ulko-ovilta ja jatkuivat aina auditorion ovelle asti, joten paikalle oli suht helppo löytää. Vastaanotossa jokaista asiakasta tervehdittiin henkilökohtaisesti, kysyttiin nimeä ja onko osallisena iltajuhlassa. Kaikki saivat nimikyltit ja iltajuhlaan tulevat saivat Hämeen linnan alueen kartan. Asiakkaat ohjattiin kahville ja kerrottiin mihin päälysvaatteet voi jättää ja mistä löytää kokousohjelman.
Millaista kokousmateriaalia asiakkaille jaettiin ja miten se oli paketoitu?
Auditorion ovelle oli laitettu pöytä, josta kaikki saivat sisään tullessaan ottaa muistiinpanovälineet sekä kokousohjelman. Pöytä oli siisti, selkeä ja siitä sai helposti mukaan kaiken tarvittavan. Muistilehtiöt sekä kynät olivat varustettu Tavastian ja Kiipulan logoilla.
Miten tauot ja ruokailut oli järjestetty?
Ruokailun alkessa seminaariin osallistuneille annettiin hyvät ohjeet ruokailusta, ruokavaihtoehdoista ja ruokalan sijainnista jo ennen auditoriosta poistumista. Tykkäsin siitä, että kun asiakkaat pääsivät syömään, ruokala oli tyhjillään eikä sielä ollut muita ihmisiä. Iltapäivän kahvitauko oli myös järjestetty ruokalassa, ja se sujui oikein hyvin. Tauot olivat sopivan mittaisia, kaikki kerkesi rauhassa syödä, mutta luppoaikaa ei juurikaan jäänyt.
Millaista sosiaalista oheisohjelmaa kokousasiakkaille järjestettiin?
Heti asiakkaiden saavuttua kaikki saivat aamukahvit sekä leipää, ja iltajuhlaan halunneille järjestettiin toimintaa Hämeen linnassa keskiviikkoiltana.
Oma roolini kokouspalvelujen kokonaisuuden onnistumisessa
Olimme Emman kanssa tämän seminaariprojektin vastuuhenkilöitä.
Vastuullamme oli jakaa ryhmällämme tasapuoliset työvuorot päivystykseen sekä kellotukseen. Olin aamulla aluksi tarkistamassa nimilistoja ja ottamassa vastaan ensimmäisiä kokoukseen saapuvia asiakkaita. Aamulla tarkistaessamme listoja osallistujista, löytyi sieltä muutamia pieniä virheitä jotka onneksi saatiin korjattua ennen seminaarin alkua. Olin kellottamassa puheita seminaarin alussa muutaman tunnin ja jatkoin siitä vastaanottopäivystykseen Millan kanssa, josta menin taas kellottamaan. Puheiden kellottaminen piti kokouksen etenemisen aikataulussaan, vaikka kaikki eivät halunneetkaan lopettaa ihan ajallaan. Vastaanotossa aika kävi pitkäksi iltapäivällä, sillä kukaan ei tullut puhumaan/kysymään meiltä mitään koko aikana vaikka sitä varten sielä seisoimme. Kokonaisuudessaan saimme seminaarin hoidettua osaltamme ihan hyvin.
